Produttivi con la tecnica Kanban e MIT

Produttivi nel lavoro con la Tecnica del Kanban (看板)+ MIT

metavirtuale delegare, efficienti e produttivi, Gestione del tempo Leave a Comment

Produttivi nel lavoro utilizzando la Tecnica del Kanban (看板) e la Tecnica del MIT spiegate in 10 passi.

 

“Il tempo fluisce in modo uguale per tutti gli uomini. E ogni uomo galleggia nel tempo in maniera diversa” Manuel Neila

Senti il bisogno di essere più produttivo?

Se vuoi imparare ad utilizzare alcune tecniche che ti consentono con semplicità di creare un circolo virtuoso di efficienza e produttività, questo è l’articolo giusto per te.

In soli 5  minuti avrai modo di conoscere due tecniche che combinate insieme cambiano il ritmo delle tue giornate lavorative.

Ti parlo della Tecnica del Kanban, che per la sua semplicità di applicazione consente di essere efficienti e produttivi ogni giorno, accostandola alla Tecnica el MIT, che ti aiuta ad individuare le cose da fare, nella giusta quantità.

La verità è che imparare ad organizzare il proprio tempo è un processo lungo e che si matura con il tempo.

L’errore più grande che puoi fare è pensare di ottenere dei risultati improvvisando o lasciandoti guidare dall’istinto.

Ci vogliono invece disciplina e organizzazione.

La buona notizia è che ci sono molti strumenti a disposizione per essere produttivi e raggiungere gli obiettivi a cui ambisci!

Vediamo allora insieme queste due semplici tecniche:

Il Kanban è una tecnica nata nel 1970 e divenuta parte fondamentale del Metodo Toyota, in quanto la multinazionale giapponese basò il suo flusso produttivo e di approvigionamento su un questo sistema di reintegrazione delle scorte just in time.

Kan () significa “visuale” +  Ban () significa “segnale = cartellino.

Concretamente Il kanban si basa su dei cartellini fisici che permettono la produzione, l’acquisto o la movimentazione dei materiali con l’obiettivo di evitare la sovrapproduzione.

E’ un sistema cosidetto Pull, dove ogni fase tira/pull l’altra evitando intasamenti.

La Tecnica del MIT (Most Important Task), ti permette invece di individuare le attività che non possono essere tralasciate.

Questi i passi da seguire:

  • Programma la sera prima cosa fare domani o al massimo la mattina presto prima ancora di aprire le email;
  • Fai una lista di cose che devi fare (minimo 3 e massimo 5);
  • Inizia al mattino seguendo con ordine ogni task che ti sei fissato;
  • Non cambiare programmi;
  • Cambia solo per ragioni che non puoi controllare.

Ora torniamo alla tecnica del Kanban:

Questo metodo si presta perfettamente ad essere utilizzato per migliorare la propria produttività, evitando di fare cose non necessarie e di perdere tempo.

E’ una tecnica che ti consente di:

  • Essere efficiente e produttivo già dalla mattina;
  • Visualizzare i progetti che vuoi affrontare, quelli in itinere e quelli terminati;
  • Evitare di accumulare progetti che non vengono portati a termine;
  • Concentrarti sugli obiettivi da raggiungere.
  • Iniziare un progetto solo quando hai finito l’altro

E’ una tecnica molto utile soprattutto per i progetti a breve e medio termine, perché ti consente di monitorarne lo sviluppo, verificando ciò che è stato già portato a termine.

Ecco la tecnica Kanban spiegata in 10 passi:

  1. Trova una lavagna e tienila a vista
  2. Dividi lo spazio in tre aree verticali: da fare – in corso – terminate
  3. Scrivi su ogni post le attività che hai programmato (utilizzando ad esempio la Tecnica del MIT)
  4. Ricordati di:
    1. Non esagerare, parti con un numero realistico di attività (5 massimo)
    2. Definire le priorità della giornata
    3. Puoi cambiare la priorità all’interno della giornata. Ma se le seguirai nell’ordine posto la sera prima significa che hai imparato a gestirle.
  5. Metti i post contenenti le attività individuate in “da fare”
  6. Scegli la prima attività da fare quando inizi a lavorare
  7. Mettila nell’area in corso
  8. Completala e solo dopo averlo fatto spostala nell’area “completato”
  9. Passa alla task successiva solo dopo aver completato la precedente.
  10. Continua come prima spostando i post da sinistra verso destra

I vantaggi di questo metodo sono:

  1. Semplicità di applicazione
  2. Assoluta efficacia
  3. Ti permette di avere sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni progetto

Un ultimo beneficio, forse il più importante, è che al termine della giornata guardando la lavagna con tutti i post spostati a destra, sentirai di aver lavorato con successo e di essere stato realmente produttivo.

Finire bene una giornata lavorativa, come averla iniziata bene, alimenta un circolo virtuoso di soddisfazione e fiducia personale, che ti consente di focalizzarti sui tuoi obiettivi reali e che nel medio-lungo termine si rivelerà la chiave del tuo successo.

Imparerai anche su cosa è bene concentrare le tue attenzioni e di conseguenza a delegare ciò che non richiede il tuo intervento diretto.

Sei pronto ad iniziare bene la tua giornata e a terminarla con reale soddisfazione?

…se hai bisogno di chiarimenti scrivimi: metavirtuale.av@gmail.com

Buon lavoro!

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